A kérdés szerint a vevő részére papír formában kiállított számla eredeti példányának másolatait elektronikus formában kívánják megőrizni, és a megőrzésre egy külső vállalkozást bíznak meg.

A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/F. § (2) bekezdése értelmében a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.

Ugyanakkor a számvitelről szóló 2000. évi C törvény bizonylatok megőrzésére vonatkozó rendelkezései szerint [169. § (6) bekezdése] az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat – az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével – elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A leírtakból megállapítható, hogy a fent nevezett PM rendelet és a Számv. tv. rendelkezései is lehetőséget biztosítanak az adóalanyok számára a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya papírra nyomás helyett elektronikus adatállomány formában történő megőrzésére. Az elektronikus adatállományként történő tárolásának feltétele, hogy a megőrzés legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum létrehozásával, vagy akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvánnyal hitelesített zárt rendszer alkalmazásával történik. Nem kifogásolható az a megoldás sem, ha a digitális archiválásra a jogszabályok betartása mellett egy külső vállalkozást bíznak meg a dokumentumok archiválására.

Amennyiben a vállalkozásuk a GKM rendelet 3. § a) pontjában foglaltak szerint jár el a számlák archiválására két lehetősége adódik:

1. minden papír formában kiállított számla másolati példányára egyedileg alkalmazza a digitális archiválás szabályait [GKM rend. 4. § (1) bekezdés], vagy

2. adott időintervallumban kiállításra kerülő számlákra csoportosan alkalmazza a digitális archiválás szabályait [GKM rend. 4. § (2) bekezdés].

A GKM rendelet 4. § (2) bekezdésének alkalmazása során a csoportosan archiválandó dokumentumokat együtt kell kezelni. Ezen lehetőség esetében a vállalkozás egy adott időszak során kiállított dokumentumait egy aktákban gyűjtik. Az együttes kezelés megvalósítása érdekében ún. „keretaláírás”-sal kell ellátni az aktákat. Ezen keretaláírás esetében a dokumentumokat nem egyenként írják alá, hanem egyetlen keretaláírás vonatkozik az aktában lévő összes dokumentumra.

Az „együtt kell kezelni” megfogalmazás azt jelenti, hogy az archiválási szolgáltató keretaláírás esetén az aktában lévő összes dokumentum őrzéséért vállal felelősséget.

2010. júniusi állapot szerint.